Datenschutzrichtlinie von Active IT Recruitment für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Stand: 17.11.2021
Übersicht über die Datenschutzrichtlinie:
1. Verarbeitung personenbezogener Daten
1.1 Grundvereinbarung
1.2 Personengruppen
2. Welche Daten werden von Active IT Recruitment erhoben?
2.1 Datenarten
2.2 Datenherkunft
3. Wie werden die Daten verwendet?
3.1 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
3.2 Zweckgebundene Verarbeitung
4. Wer hat Zugang zu den personenbezogenen Daten?
4.1 Übermittlung von personenbezogenen Daten
4.2 Technische und organisatorische Maßnahmen
5. Datenqualität
6. Datenspeicherung
6.1 Ort der Datenspeicherung
6.2 Verarbeitungsdauer
7. Rechte in Bezug auf die Überlassung von personenbezogenen Daten
8. Verantwortung für die Einhaltung der Richtlinien
8.1 Verantwortliche im Sinne der EU-DSGVO
8.2 Datenschutzbeauftragter
9. Gültigkeit
9.1 Partner innerhalb der Unternehmensgruppe
9.2 Änderungen an dieser Richtlinie
1.Verarbeitung personenbezogener Daten
1.1 Grundvereinbarung
Active IT Recruitment Ltd., Karyatidon 18, Theodorou Court 1, No. 303, 6042 Larnaca, Cyprus, (im Folgenden als “Active IT Recruitment”, “wir und “uns”) erhebt, speichert und verarbeitet personenbezogene Daten und gibt diese Informationen weiter, um Fachkräfte an potentielle Arbeitgeber zu vermitteln oder Arbeitgeber bei der Besetzung von offenen Stellen zu unterstützen. Dabei verstehen wir uns sowohl als langfristiger Partner der Unternehmen, um regelmäßig für die Besetzung offener Vakanzen bereit zu stehen, als auch als langfristiger Partner von Fachkräften, um deren Karriereweg aktiv weiterzuentwickeln und in gemeinsamer Absprache zu gestalten.
Diese Datenschutzrichtlinien beschreiben, wie Active IT Recruitment personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet und weitergibt, sowie die Rechte, die sowohl Fachkräften wie Managern (im Folgenden als “Sie” und “Ihnen”) im Zusammenhang mit Ihren persönlichen Daten zustehen.
1.2 Personengruppen
Active IT Recruitment verarbeitet personenbezogene Daten von verschiedenen Personengruppen. Einzelne Personen können auch mehreren Personengruppen angehören.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten von folgenden Personengruppen: Fach- und Führungskräfte (als Bewerber und Kandidaten) und Geschäftspartner (als Kooperations- und Ansprechpartner).
2.Welche Daten werden von Active IT Recruitment erhoben?
2.1 Datenarten
Personenbezogene Daten sind persönliche oder sachliche Informationen einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person, deren Identität sich aus diesen Informationen eindeutig ergibt oder deren Zuordnung zumindest mittelbar erfolgen kann, auch unter Verwendung unserer Informationsquellen. Unsere Hauptaufgabe ist die Unterstützung unserer Kunden im Bewerber-Auswahlverfahren und die Präsentation des richtigen Bewerbers für offene Vakanzen unserer Kunden.
Wenn Fach- und Führungskräfte (als Bewerber und Kandidaten) unsere Leistungen in Anspruch nehmen möchten, werden Sie aufgefordert, uns persönlichen Daten zukommen zu lassen und mitzuteilen. In der Regel werden Daten mit dem nachfolgenden Inhalt erhoben:
- Identitätsangaben: Name, Geburtstag, Geschlecht, persönliche Kontaktdaten (postalisch, telefonisch, E-Mail, Portale und soziale Netzwerke) und Fotos
- Angaben zur Beschäftigung: Lebensläufe, Zeugnisse, Projektlisten, Referenzen und Arbeitsproben (ggf. inkl. Probeaufgaben), Arbeitszeiten, Aufenthaltsstatus, Ausbildung, akademischer Grad, berufliche Erfahrungen, Tätigkeiten, Tätigkeitsschwerpunkte, Skills (Kompetenzen), berufliche Stationen, ggf. Angaben zu Kontaktpersonen ehemaliger und/oder Ihres aktuellen Arbeitgebers, Gehaltsangaben
- Hintergrundinformationen: Niederschriften der Absprachen und Besprechungen, Familienstand, Führerscheinklassen, Interessen, Sprachkenntnisse und zusätzliche Informationen, die von Ihnen zur Verfügung gestellt werden.
Des Weiteren erheben wir personenbezogene Daten von Geschäftspartnern (als Kooperations- und Ansprechpartner) zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs des zwischen dem Unternehmen und uns bestehenden oder sich anbahnenden Vertragsverhältnisses. In der Regel werden Daten mit dem nachfolgenden Inhalt erhoben:
- Identitätsangaben: Name, Geschlecht, berufliche Kontaktdaten (postalisch, telefonisch, E-Mail, Portale und soziale Netzwerke) und Fotos
- Angaben zur Beschäftigung: Position, Zuständigkeitsbereiche, Arbeitszeiten
- Hintergrundinformationen: Niederschriften der Absprachen und Besprechungen, Interessen und zusätzliche Informationen, die von Ihnen zur Verfügung gestellt werden.
2.2 Datenherkunft
In der Regel verarbeiten wir nur die Daten, die uns unsere Kontaktpartner direkt zur Verfügung gestellt haben. Fast alle Angaben lassen sich bei Fach- und Führungskräften dem Lebenslauf oder bei Geschäftspartnern der Unternehmenswebsite entnehmen. Darüber hinaus nutzen wir Informationen, die unsere Kontaktpartner uns direkt über ihre Profile in sozialen Netzwerken zugänglich gemacht haben. Auch im Zuge einer Zusammenarbeit mit uns können personenbezogene Daten, die auf Grund der Zusammenarbeit bekannt werden, verarbeitet werden. Diese entstehen im direkten persönlichen Kontakt, im Telefonat, durch Videotelefonie und/oder per E-Mail.
3. Wie werden die Daten verwendet?
3.1 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten richtet sich nach der jeweiligen Personengruppe. Grundsätzlich verarbeiten wir personenbezogene Daten nur, wenn die Person über 16 Jahre alt ist, eine freiwillige Einwilligung vorliegt, vertragliche oder vorvertragliche Verbindungen bestehen, wir rechtlich zur Verarbeitung verpflichtet sind oder bei einer Abwägung zwischen Verarbeitung oder Nichtverarbeitung ein berechtigtes Interesse der Verarbeitung überwiegt. Die EU-DSGVO ist die Rechtsgrundlage für sämtliche Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten.
3.2 Zweckgebundene Verarbeitung
Der Zweck unserer Verarbeitung richtet sich stets nach Personengruppen:
Fach- und Führungskräfte (als Bewerber und Kandidaten) – Active IT Recruitment verarbeitet Ihre Daten, um für Sie passende Anstellungen zu finden. Sie selbst steuern, welche Daten wir von Ihnen hierzu verwenden können und welche Daten Sie uns zur Verfügung stellen. Je genauer wir Ihre Fähigkeiten, Erfahrungen und Interessen kennen, desto passgenauere Anstellungsmöglichkeiten können wir für Sie finden. Wir nutzen die bereitgestellten Informationen, um die von uns angebotenen Dienstleistungen erbringen zu können. Ihre Daten werden daher von uns für die folgenden Zwecke gespeichert, verarbeitet und offengelegt:
– Abgleich Ihrer Bewerberdaten mit den Stellenangeboten zu vakanten Positionen.
– Zur Weitergabe Ihrer hinterlegten Eigenschaften und Berufserfahrungen an unsere Kunden, von denen wir glauben, dass Sie an Ihrer Beschäftigung interessiert sein könnten.
– Um Sie über Positionen und Projektaufträge zu informieren, von denen wir glauben, dass Sie für Sie von Interesse sein könnten.
– Zur Aufrechterhaltung unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen als Nutzer unserer Dienstleistung.
– Zur Wahrnehmung unserer Verpflichtungen, die sich aus Ihrer Beauftragung ergeben, die zwischen Ihnen und uns abgeschlossen wurden.
– Um Sie über Änderungen bei unseren Serviceleistungen auf dem Laufenden zu halten.
Geschäftspartner (als Kooperations- und Ansprechpartner): Active IT Recruitment verarbeitet nur die Daten, die wir zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs des zwischen Ihnen und uns bestehenden oder sich anbahnenden Vertragsverhältnisses benötigen. Auch können weitere Informationen und Daten, die wir von Ihnen erhalten, verarbeitet werden. Wir nutzen die bereitgestellten Informationen, um die von uns angebotenen Dienstleistungen erbringen zu können. Ihre Daten werden daher von uns für die folgenden Zwecke gespeichert, verarbeitet und offengelegt:
– Um Sie über die Verfügbarkeit von Fach- und Führungskräften (als Bewerber und Kandidaten) zu informieren, von denen wir glauben, dass Sie für Sie von Interesse sein könnten.
– Um Ihnen Profile von Fach- und Führungskräften (als Bewerber und Kandidaten) zukommen zu lassen, von denen wir meinen, dass sie eine passende Ergänzung zu Ihren Fach- und Führungskräften darstellen und/oder zu aktuell offenen Vakanzen passen können.
– Zur Aufrechterhaltung unserer Geschäftsbeziehung mit Ihnen als Nutzer unserer Dienstleistung.
– Zur Anbahnung von Geschäftsbeziehungen.
– Zur Wahrnehmung unserer Verpflichtungen aus Verträgen, die zwischen Ihnen und uns abgeschlossen wurden.
– Um Sie über Änderungen bei unseren Serviceleistungen auf dem Laufenden zu halten.
4. Wer hat Zugang zu den personenbezogenen Daten?
4.1 Übermittlung von personenbezogenen Daten
Um unsere Dienstleistung anbieten zu können, ist es erforderlich, dass wir personenbezogene Daten an Dritte weiterleiten müssen. Dies bedeutet konkret die Weiterleitung von Daten an:
- Kundenunternehmen, um Fach- und Führungskräften (als Bewerber und Kandidaten) bei Unternehmen vorzustellen und damit für Fach- und Führungskräften neue Jobmöglichkeiten zu eröffnen und/oder diese auf offene Vakanzen vorzustellen.
- Fach- und Führungskräfte, um einen reibungslosen Ablauf von Bewerbungsgesprächen zu gewährleisten, erhalten die Kandidaten nach Absprache Name und Position und ggf. Kontaktdaten von Geschäftspartnern mitgeteilt.
- Unternehmenspartner die als „Active IT Recruitment“ am Markt tätig sind, zum Zwecke des Managements und der Verwaltung unserer Geschäftsbeziehung mit Fach- und Führungskräften und Geschäftspartnern, sowie der Bereitstellung von Informationen, die für Bewerbungsverfahren relevant sein können.
- IT-systemische Verarbeitung (Software), sofern für die Erbringung der vertragsgemäßen Leistungen die Verarbeitung Ihrer Daten erforderlich ist. Hierzu zählen auch unsere Datenbank und die Nutzung unserer Kommunikationsmedien, die wir zur Aufrechterhaltung unserer innerbetrieblichen Geschäftsabläufe nutzen.
- Strafverfolgungs- und Aufsichtsbehörden, um eine rechtliche Verpflichtung oder gerichtliche Anordnung zu erfüllen. Wir sind verpflichtet, in bestimmten, gesetzlich geregelten Fällen auch personenbezogene Daten an Behörden zu übermitteln. Dies setzt jeweils die schriftliche Aufforderung durch die auskunftsersuchende Behörde sowie eine zumindest wahrscheinlich bestehende Mitwirkungspflicht voraus. Offensichtlich unzulässige Auskunftsgesuche werden von uns auch gegenüber Behörden zurückgewiesen.
4.2 Technische und organisatorische Maßnahmen
Active IT Recruitment hat eine Vielzahl technischer und organisatorischer Maßnahmen ergriffen, um die Sicherheit, Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Daten in unserem Unternehmen sicherzustellen.
Konkrete technische und organisatorische Maßnahmen umfassen, …
– dass unsere Mitarbeiter jedes Jahr für den Umgang mit personenbezogenen Daten geschult und für die Themen Datenminimierung und Datenschutz sensibilisiert werden.
– dass die Daten, die in temporären Speichereinrichtungen anfallen, wie beispielsweise dem telefonischen Zwischenspeicher der Anrufliste oder Verläufen der Videotelefonie, in regelmäßigen Abständen systematisch und vollständig gelöscht werden.
– dass sämtliche Kommunikation über E-Mail, welche eine Vielzahl von personenbezogenen Daten beinhalten können, ausschließlich auf Servern in Deutschland gesichert gelagert und nach maximal zwei Jahren systematisch und vollständig gelöscht werden.
– dass unser Datenschutzbeauftragte regelmäßig unsere Geschäftsprozesse prüft und Vorschläge zur Steigerung der Datensicherheit evaluiert und unterbreitet.
Wir verfügen über entsprechende technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen, um die Sicherheit Ihrer Informationen zu wahren und um sie vor unbefugtem Zugriff, Manipulation oder Zerstörung schützen.
Trotz unserer Anstrengungen in punkto Sicherheit ist es wichtig, stets daran zu denken, dass das Internet kein absolut sicheres Kommunikationsmedium darstellt. Persönliche Informationen, die über das Internet verschickt werden, können von anderen Nutzern abgefangen werden. Wir können die Sicherheit der persönlichen Informationen, die uns über diese Website oder per E-Mail zugeschickt werden, nicht garantieren. Durch die Benutzung von E-Mail-Kommunikation, dieser Website und die Eingabe Ihrer persönlichen Angaben bestätigen Sie, dass Sie personenbezogene Daten auf eigene Gefahr versenden.
5.Datenqualität
Wir sind gesetzlich dazu verpflichtet, mit aktuellen Daten zu arbeiten und unsere Datensätze aktuell zu halten. Soweit Sie in Portalen und sozialen Netzwerken neue Informationen bereitstellen, versuchen wir, die Aktualität Ihrer Daten bei uns entsprechend zu halten. Wir verlassen uns darauf, dass Sie Ihre Daten jederzeit vollständig, genau und aktuell halten. Im Fall von Änderungen oder Ungenauigkeiten in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten informieren Sie Ihren persönlichen Personalberater bitte umgehend per E-Mail.
6.Datenspeicherung
6.1 Ort der Datenspeicherung
Wir verarbeiten Ihre Daten auf Servern und EDV-Systemen innerhalb Deutschlands und in den Vereinigten Staaten von Amerika. Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kann in Einzelfällen auch in Staaten innerhalb oder außerhalb der Europäischen Union erfolgen, beispielsweise bei Nutzung bestimmter Software und Cloud-Systeme. Wir prüfen vor Einführung solcher Verarbeitungen stets die Wahrung eines angemessenen Schutzniveaus durch unseren Datenschutzbeauftragten.
6.2 Verarbeitungsdauer
Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich nur so lange, wie wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind oder Sie in die Verarbeitung eingewilligt haben. Wir speichern Ihre Daten zu dem Zweck, künftig Personalvermittlungsdienste für Sie zu erbringen und unsere Geschäftsbeziehung mit Ihnen zu verwalten. Für den Fall, dass unsere Geschäftsbeziehung mit Ihnen endet, werden wir Ihre Daten in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Bestimmungen löschen.
7. Rechte in Bezug auf die Überlassung von personenbezogenen Daten
Sie haben und behalten die Entscheidung darüber, welche Informationen und Mitteilungen Sie von uns erhalten und wie Ihre Daten verwendet werden. Ihre Rechte umfassen folgende Bereiche:
- Recht auf informationelle Selbstbestimmung – Sie persönlich entscheiden darüber welche Informationen Sie an uns weitergeben möchten.
- Recht auf Berichtigung und Ergänzung Ihrer bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten – Sie können jederzeit Ihre Daten aktualisieren und/oder korrigieren.
- Recht auf transparente Information über den Umgang mit Ihren bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten.
- Auskunftsrecht über Ihre bei uns verarbeiteten personenbezogenen Daten – Sie können beim Datenschutzbeauftragten jederzeit Auskunft zur Verwendung Ihrer Daten verlangen.
- Recht auf vollständige und umfassende Löschung Ihrer Daten.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung; Sie entscheiden darüber in welcher Form wir Ihre Daten nutzen und verarbeiten dürfen.
- Datenübertragbarkeit – Sie haben das Recht, eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten in einem strukturierten, üblichen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Darüber hinaus können Sie verlangen, dass Ihre Daten an einen anderen Datenverantwortlichen übertragen werden, sofern dies technisch durchführbar ist.
- Recht auf Widerspruch – Sie können bestimmten Formen der Nutzung Ihrer Daten Ihre Zustimmung entziehen.
- Recht auf Widerruf der Einwilligung – Sie haben das Recht zu veranlassen, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingestellt wird und/oder Ihre ausdrückliche Einwilligung zu ihrer Verarbeitung zu widerrufen. Dieses Recht wir allein dadurch beschränkt und/oder aufgeschoben, wenn andere vertretbare Gründe zur weiteren Verarbeitung Ihrer Daten vorliegen oder diesbezüglich ein übergeordnetes und berechtigtes Interesse besteht.
- Recht zur Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde für Datenschutz.
Zur Wahrnehmung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten per E-Mail an dataprotection@active-it-recruitment.com
8. Verantwortung für die Einhaltung der Richtlinien
8.1 Verantwortliche im Sinne der EU-DSGVO
Besondere Verantwortung trägt die Geschäftsführung, welche die Entscheidung in Bezug auf den Einsatz von Technologien und genutzter Software trifft sowie die Mitarbeiter entsprechend zu weisen und in Übereinstimmung mit gesetzlichen Regelungen zu überprüfen hat. Grundsätzlich sind alle Mitarbeiter aufgerufen, die Datenschutzbemühungen des Unternehmens aktiv zu unterstützen und in ihrem Aufgabenbereich nach besten Kräften für die korrekte Umsetzung von Vorgaben zu sorgen. Sie werden entsprechend geschult und laufend sensibilisiert. Alle Mitarbeiter sind insoweit auch persönlich verantwortlich.
8.2 Datenschutzbeauftragter
Der Beauftragte für den Datenschutz unterrichtet und berät die Mitarbeiter von Active IT Recruitment hinsichtlich ihrer datenschutzrechtlichen Verpflichtungen. Er überwacht die Einhaltung der Datenschutzvorschriften. Der Beauftragte ist keinen Weisungen unterworfen und nicht für die korrekte Umsetzung des Datenschutzes verantwortlich.
9.Gültigkeit
9.1 Partner innerhalb der Unternehmensgruppe
Das Partnersystem von Active IT Recruitment ermöglicht es, einzelnen Personalberatern als Selbstständiger innerhalb der Unternehmensgruppe „Active IT Recruitment“ zu agieren. Ihre Einwilligungserklärung in diese Datenschutzrichtlinie gilt für alle diese Partner, welche ebenfalls als „Active IT Recruitment“ am Markt auftreten, fort, soweit die Einhaltung eines mit dieser Datenschutzrichtlinie vergleichbaren Datenschutzniveaus hergestellt ist.
9.2 Änderungen an dieser Richtlinie
Diese Datenschutzrichtlinie gilt ab ihrer Bekanntgabe auf unbestimmte Zeit fort. Durch Bekanntgabe einer Nachfolge-Datenschutzrichtlinie wird die Gültigkeit dieser Datenschutzrichtlinie aufgehoben. Jegliche Änderungen, die wir an dieser Datenschutzrichtlinie vornehmen, werden auf dieser Seite bekanntgegeben. Wir empfehlen Ihnen, das Datum unserer Datenschutzrichtlinie zu überprüfen, wann immer Sie unsere Webseite besuchen, um Aktualisierungen oder Änderungen rechtzeitig zu erfahren. Bei umfangreichen Änderungen zur Datenschutzrichtlinie werden Sie per E-Mail benachrichtigt.
Mediation und Einspruch
Wir gehen verantwortungsvoll mit Ihren Daten um. Sollten Sie eine Nachfrage zum Umgang mit Ihren Daten haben, können Sie sich jederzeit per E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, der im direkten Austausch mit Ihnen das Anliegen klären wird. Auch die Löschung ihrer personenbezogenen Daten aus unserer Datenbank können Sie hier veranlassen.
Cookies & Nutzung der Website
Wir arbeiten ohne Cookies oder Tracker. Wir gehen davon aus, dass Sie bei Interesse an unserem Service von sich aus auf uns zukommen.
Bitte beachten Sie, dass bei der Datenübermittlung per E-Mail oder unser Kontaktformular ein Schutzniveau von 100% nicht erreicht werden kann. Bei einer Übermittlung Ihrer Daten bleibt ein Restrisiko nicht aus. Wir nutzen ausschließlich SSL-verschlüsselte E-Mail Kommunikation für ausgehende E-Mails, um Ihnen ein hohes Schutzniveau bereitzustellen.
Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten.
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